Gestione fai-da-te vs Property Manager: cosa conviene davvero?
Molti proprietari iniziano affittando la propria casa vacanze in modalità “fai-da-te”, pensando di risparmiare sulle commissioni di un property manager. Ma alla prova dei fatti, conviene davvero gestire da soli gli affitti brevi? In questo articolo analizziamo pro e contro della gestione autonoma rispetto alla gestione affidata a professionisti. Valuteremo il tempo e lo stress richiesti dal fai-da-te, i servizi offerti da un property manager, un confronto numerico costi-benefici e la testimonianza di chi è passato alla gestione professionale guadagnandoci (in tutti i sensi).
Il tempo e lo stress della gestione fai-da-te di una casa vacanza
Gestire personalmente un affitto breve significa assumersi tutti i ruoli: sei contemporaneamente host, receptionist, addetto alle pulizie, manutentore, commerciale e contabile. Ecco alcune attività che dovrai seguire se scegli il fai-da-te:
Creazione e ottimizzazione annuncio
Scattare foto di qualità (o pagare un fotografo), scrivere una descrizione in italiano e magari in inglese, pubblicare l’annuncio su uno o più portali. Non è un lavoro da 5 minuti: per essere competitivi bisogna dedicare tempo a studiare gli annunci concorrenti, impostare tariffe adeguate, compilare tutti i dettagli (regole della casa, politiche di cancellazione, ecc.).
Comunicazione con gli ospiti
Prepara lo smartphone, perché dovrai rispondere velocemente alle richieste di informazioni e prenotazioni. Gli ospiti fanno domande a qualsiasi ora (spesso la sera e nei weekend). Ritardi nelle risposte possono farti perdere prenotazioni. Inoltre, coordina l’orario di arrivo ( che tendenzialmente non è mai quello..), fornisci indicazioni stradali, supporto durante il soggiorno (se non trovano la casa, se hanno un problema con la wifi, ecc.). Preparati ad essere reperibile 24/7.
Check-in e check-out
Devi essere presente di persona (o delegare qualcuno di fiducia) all'arrivo degli ospiti per consegnare le chiavi, mostrare la casa, spiegare funzionamento di elettrodomestici e regole. Se un gruppo arriva a mezzanotte perché il volo è in ritardo, dovrai accoglierli comunque. Al check-out, bisogna controllare la casa e raccogliere le chiavi. Questo richiede flessibilità di orario e spesso di dover rinunciare a impegni personali.
Pulizie e cambi biancheria
Ogni partenza richiede una pulizia approfondita dell’alloggio e la sostituzione di lenzuola e asciugamani. Puoi farlo tu personalmente (impiegando 2-3 ore di lavoro per turno) o coordinare un servizio di pulizie professionale (che però va gestito, pagato e controllato). In alta stagione, se hai prenotazioni back-to-back, devi organizzarti perché le pulizie avvengano tra le 10:00 e le 15:00 dello stesso giorno per essere pronti per i nuovi ospiti.
Manutenzione ordinaria
lampadine che si fulminano, bombola del gas da sostituire, il router internet da resettare, l’aria condizionata che perde acqua... Piccole (o grandi) emergenze domestiche possono capitare in qualunque momento. Se gestisci da solo, devi essere pronto a intervenire tempestivamente, altrimenti rischi recensioni negative. Questo può voler dire chiamare tecnici, fare sopralluoghi, e talvolta spendere extra non preventivati all’istante.
Burocrazia e adempimenti legali
anche il fai-da-te ha i suoi doveri. Registrare gli ospiti sul portale Alloggiati Web della Polizia entro 24 ore dall’arrivo (richiede una registrazione in questura e l’uso di un software online). Anche l'Istat vuole la comunicazione dei flussi turistici. Calcolare e versare l’imposta di soggiorno al Comune quando dovuta. Dichiarare i redditi percepiti e gestire la cedolare secca. Se non sei aggiornato sulle normative (ad esempio, dal 2025 è necessario richiedere il codice CIN direttamente al Ministero, oltre ad avere il codice IUN regionale), rischi sanzioni. Insomma, serve tenersi informati e dedicare tempo anche alla parte amministrativa.
Tutto questo si traduce spesso in stress. Quanto vale la tua tranquillità? Quanto vale un'ora del tuo tempo? Il tempo è denaro: ogni ora che passi a pulire o a rispondere a email è un’ora sottratta ad altro (lavoro, famiglia, relax). Molti proprietari partono entusiasti, ma dopo qualche mese si rendono conto che gestire un affitto breve è un vero e proprio lavoro e può diventare logorante. E durante le vacanze, mentre magari tutti sono al mare a Ferragosto, tu potresti dover rispondere al turista che ha bucato una gomma... Riassumendo: la gestione fai-da-te è fattibile, ma richiede dedizione, capacità di multi-tasking e una altissima tolleranza allo stress. È una scelta adatta solo se hai molto tempo libero, vivi nei paraggi della casa e magari hai competenze nell'ospitalità. In caso contrario, rischi di trasformare un potenziale guadagno extra in una fonte di frustrazione.
Cosa possiamo fare per te
Passare a una gestione professionale significa delegare tutte le incombenze elencate sopra a chi lo fa di mestiere.
Vediamo in concreto quali servizi offre BAYA Rentals ai proprietari di case vacanze in Sardegna:
Annuncio professionale e marketing
realizziamo servizi fotografici professionali mostrando al meglio la tua casa. Ci occupiamo di creare gli annunci sui vari portali, ottimizzandoli di continuo. Saperli scegliere è un aspetto che molti trascurano, ma fondamentale. Airbnb e Booking.com non sono necessariamente gli unici ed i migliori per la tua proprietà.
Pricing dinamico e revenue management
monitoriamo costantemente i prezzi di mercato e la domanda nella tua zona. Usiamo software di analisi e dynamic pricing per aggiustare le tariffe quotidianamente, massimizzando il guadagno. Per esempio, alziamo i prezzi quando la domanda è alta (massimizzando il profitto per notte) e li abbassiamo nelle date vuote per stimolare prenotazioni (massimizzando l’occupazione). Questo equilibrio specialistico spesso porta a incassi significativamente maggiori rispetto al prezzo fisso fai-da-te.
Gestione delle prenotazioni e degli ospiti
rispondiamo noi a tutte le richieste dei viaggiatori, h24 e 7 giorni su 7. Nessun messaggio ti disturberà a cena, perché saremo noi a occuparcene. Confermiamo le prenotazioni, verifichiamo il profilo degli ospiti, forniamo check-in instructions dettagliate prima dell’arrivo. Al check-in, un nostro incaricato accoglie gli ospiti con cordialità, consegna le chiavi e spiega tutto. Durante il soggiorno, gli ospiti hanno un nostro numero di riferimento per qualsiasi necessità (dalla password del Wi-Fi alle emergenze). Ci occupiamo anche del check-out e ci assicuriamo che tutto sia in ordine.
Pulizie professionali e manutenzione
abbiamo team di pulizie professionali pronti a intervenire dopo ogni soggiorno. Garantiamo standard altissimi perché anche questo è un aspetto fondamentale: casa splendente, biancheria lavata e igienizzata, controllo di qualità prima di ogni nuovo arrivo. Gestiamo noi i calendari delle pulizie ed il personale, tu non devi coordinare nulla. Inoltre, disponiamo di una rete di tecnici e manutentori (idraulico, elettricista, tuttofare): se c’è un problema, li chiamiamo subito e lo risolviamo rapidamente. Comprendiamo che mantenere la proprietà in perfetto stato è fondamentale per le recensioni e per preservare il valore del tuo immobile.
Supporto burocratico e legale
BAYA si occupa di tutti gli adempimenti burocratici legati all'affitto breve. Registriamo puntualmente gli ospiti presso la Polizia di Stato (portale Alloggiati). Calcoliamo e versiamo per tuo conto la tassa di soggiorno al Comune (dove prevista) e cosi via. Monitoriamo i cambiamenti normativi per assicurare che la tua attività sia sempre in regola. In sostanza, ti solleviamo dal pensiero della burocrazia.
Trasparenza e reportistica
ogni mese forniamo un resoconto dettagliato delle prenotazioni, incassi, spese e compensi. Hai accesso al portale proprietari dove puoi vedere in tempo reale il calendario e le performance delle prenotazioni. Crediamo nella trasparenza assoluta: saprai sempre quante prenotazioni hai, a che prezzo sono state vendute le tue notti e quanto stai guadagnando.
In pratica, con BAYA tu non devi fare nulla, se non goderti i guadagni. La casa resta tua e hai sempre il controllo finale (ad esempio puoi bloccare date per uso personale), ma operativamente ci pensiamo noi. Dalla A alla Z. Molti nostri proprietari scherzano dicendo: “L’unica cosa che devo fare è controllare che i bonifici arrivino puntuali!”. E sì, arrivano puntuali.
Costi vs benefici: un confronto numerico
Passiamo ai numeri, perché alla fine contano quelli. È evidente che un property manager offre tanti servizi, ma quanto incide la sua commissione sui tuoi profitti? E, viceversa, quanto può farli aumentare una gestione professionale? Facciamo un esempio concreto comparativo tra fai-da-te e gestione BAYA. Supponiamo un appartamento tipo in Sardegna, che in un anno potrebbe rendere (lordo) €20.000 con una gestione ottimale. Con il fai-da-te, però, ipotizziamo che un proprietario ottenga risultati inferiori, per via di meno tempo dedicato, tariffe non ottimizzate e alcune notti vuote in più. Con BAYA, invece, massimizziamo il potenziale. Usiamo questi numeri ipotetici per il confronto:
Nell’esempio sopra, affidandosi a BAYA il proprietario guadagnerebbe circa €4.140 in più in un anno. Come è possibile? Semplice: più notti prenotate e un prezzo medio più alto (grazie alla professionalità nella gestione) portano a ricavi lordi molto maggiori, che anche dopo aver pagato la commissione di gestione risultano superiori al fai-da-te. In questo caso ipotetico, parliamo di circa +23% di guadagno netto annuo rispetto alla gestione autonoma. E non dimenticare che questo “extra” viene senza il tuo lavoro personale: è denaro guadagnato risparmiando il tuo tempo. Naturalmente ogni caso varia: c’è chi magari da solo riesce già a ottenere buoni risultati (magari perché ha una sola casa e la gestisce come un lavoro a tempo pieno). Ma nella nostra esperienza, quasi tutti i proprietari che passano a una gestione professionale vedono aumentare i propri profitti, talvolta in modo significativo. Un case study a livello internazionale ha mostrato un aumento medio del 38% dei ricavi per proprietario e un salto del tasso di occupazione dal 59% all’83% affidandosi a un gestore esperto.
Numeri impressionanti, che spiegano perché il property management è in forte crescita: porta benefici tangibili. Va anche considerato il valore del tempo liberato: quanto vale, per te, non doverti occupare di nulla e non avere lo stress addosso? Per molti proprietari, già questo “costo evitato” vale la commissione. Insomma, il property manager è uno di quei casi in cui paghi qualcuno perché col suo lavoro ti fa guadagnare di più e ti semplifica la vita – un classico esempio di situazione win-win.
Dalla gestione fai-da-te a quella professionale: testimonianza di un proprietario
Per capire meglio cosa cambia, sentiamo la storia di Luca, proprietario di un trilocale a Cagliari, che per un anno ha provato la gestione fai-da-te e poi si è rivolto a BAYA :
Luca: “All’inizio pensavo di poter gestire tutto da solo. Mi dicevo: perché regalare una percentuale a qualcun altro? Purtroppo mi sono reso conto presto dell’impegno enorme: passavo le serate al computer a rispondere a messaggi, i weekend a fare check-in e pulizie, e comunque avevo buchi nel calendario perché non riuscivo a stare dietro a tutto. Dopo sei mesi ero sfinito e i guadagni non erano granché, anzi, a volte pensavo di mollare.
Da quando ho affidato la casa a BAYA, la mia vita è cambiata in meglio. L’appartamento è prenotato molto più spesso di prima (hanno subito ottimizzato i prezzi e aperto nuovi canali di vendita). Io non devo più preoccuparmi di niente. Posso andare in vacanza quando voglio, senza dover organizzare rimpiazzi per le consegne chiavi. La cosa incredibile? Guadagno più di prima! Anche pagando la loro percentuale, nei primi 12 mesi con BAYA ho incassato circa il 30% in più rispetto all’anno precedente da solo. Ricevo puntualmente i bonifici e l'area proprietario è molto chiara. Ora considero quella commissione come il miglior investimento: con ciò che mi fanno guadagnare in più e il tempo che mi restituiscono, ne vale assolutamente la pena.”
Conclusione – Cosa conviene davvero?
I numeri e le testimonianze indicano che, nella maggior parte dei casi, affidarsi a un property manager conviene, sia economicamente sia in termini di qualità della vita. La gestione fai-da-te può avere senso solo se hai pochissime prenotazioni o tanto tempo libero per gestire ogni aspetto. Ma se il tuo obiettivo è massimizzare i profitti e azzerare lo stress, la scelta giusta è la gestione professionale.
Se sei curioso di capire cosa potremmo fare per la tua proprietà, contattaci. Ti forniremo un’analisi personalizzata e ti mostreremo come possiamo aumentare le prenotazioni e i ricavi (proprio come è successo a Luca, Massimo e a molti altri). Lascia che i professionisti lavorino per te mentre ti godi i benefici.
